Журнал пробега и отчет о расходах

Шаблон журналу пробігу та звіту про витрати – це документ, який використовується окремими особами, компаніями чи працівниками, яким потрібно відстежувати та звітувати про пробіг у бізнес-цілях, наприклад для відшкодування витрат на відрядження або податкових відрахувань. Це допомагає записувати подробиці про поїздки, зокрема пробіг, витрати, понесені під час подорожі, та іншу відповідну інформацію.

Ключові компоненти журналу пробігу та шаблон звіту про витрати:

• Заголовок звіту: Заголовок зазвичай містить мету звіту, наприклад журнал пробігу та звіт про витрати.
• Діапазон дат: визначає діапазон дат, для якого повідомляється про пробіг і витрати, як правило, за певний період, місяць або рік.
• Інформація про водія: містить відомості про водія, наприклад його ім’я, ідентифікатор працівника (якщо відповідні) і контактну інформацію.
• Інформація про транспортний засіб: вказує інформацію про транспортний засіб, який використовується для поїздок, зокрема марку, модель, рік і номерний знак.
• Журнал подорожі: У цьому розділі записується кожна окрема поїздка та міститься така інформація:
  • Дата поїздки
  • Місце початку ( наприклад, адреса)
  • Кінцеве місце (наприклад, адреса)
  • Мета поїздки (наприклад, зустріч із клієнтом, доставка)
  • Показник одометра на початку та кінець поїздки
  • Загальна кількість миль, пройдених за час поїздки
  • Ставка пробігу, яка використовується для відшкодування чи оподаткування (наприклад, стандартна ставка IRS)
• Журнал витрат:відстежує витрати, понесені під час кожної поїздки, зокрема:
  • витрати на пальне
  • плата за проїзд
  • Плата за паркування
  • Витрати на технічне обслуговування та ремонт
  • Інші відповідні витрати
  • Загальний пробіг:Обчислює загальний пробіг за звітний період шляхом підсумовування милі від усіх зареєстрованих поїздок.
• Загальні витрати: обчислює загальні витрати, понесені протягом звітного періоду, підсумовуючи всі витрати від зареєстрованих поїздок.
• Запит на відшкодування: Якщо звіт використовується для цілей відшкодування, у цьому розділі вказується загальна сума відшкодування на основі пробігу та витрат.
• Оплата. Деталі: Містить інформацію про те, де та як потрібно здійснити відшкодування, наприклад спосіб оплати та банківські реквізити.
• Область підпису: Містить місце для підпису водія щоб засвідчити точність повідомленого пробігу та витрат.
• Підпис керівника або затверджувача: У деяких випадках може бути місце для затвердження та підпису керівника або менеджера звіт.

Переваги використання журналу пробігу та шаблону звіту про витрати:

• Точне ведення записів: Забезпечує точне відстеження кілометраж і витрати, пов’язані з діловими поїздками, що має важливе значення для відшкодування та оподаткування.
• Керування витратами: допомагає окремим особам і компаніям ефективніше контролювати витрати, пов’язані з поїздками, і керувати ними.
• Податкові відрахування: Надає документацію для отримання податкових відрахувань, пов’язаних із бізнес-милями та витратами.
• Відповідність: Допомагає забезпечити дотримання політики компанії і правила IRS щодо звітування про пробіг і витрати.
• Відшкодування: спрощує процес запиту на відшкодування витрат, пов’язаних з бізнесом, понесених під час подорожі.
• Прозорість: Забезпечує прозорість і підзвітність під час відстеження та звітування про ділові витрати на відрядження.
• Документація: Веде повний облік усіх ділових поїздок, пробігу та витрати для майбутніх довідок і аудиту.

На завершення, журнал пробігу та шаблон звіту про витрати є цінним інструментом для окремих осіб і компаній, яким потрібно точно відстежувати та звітувати про пробіг і витрати, пов’язані з бізнесом. Це допомагає спростити процес відшкодування, забезпечує дотримання податкового законодавства та надає прозорий облік фінансових операцій, пов’язаних із подорожами.