Ingatlan leltárkezelés

Az ingatlanleltárkezelés az egyén, vállalkozás vagy szervezet által birtokolt, használt vagy kezelt összes eszközről, berendezésről vagy tárgyról részletes és rendszerezett nyilvántartást vezet. Az ingatlanleltár-kezelési dokumentum, amelyet gyakran leltári listának vagy eszköznyilvántartásnak neveznek, egy dokumentum vagy adatbázis, amelyet az ezen eszközökkel kapcsolatos információk rögzítésére és nyomon követésére használnak. Ez a dokumentum kulcsfontosságú különféle célokra, beleértve az eszközkezelést, a pénzügyi nyomon követést, a karbantartási tervezést és a kockázatértékelést.

Íme, az ingatlanleltár-kezelési dokumentumban általában szereplő kulcsfontosságú összetevők:

• Eszközleírás: Az egyes eszközök részletes leírása, beleértve a nevét, modelljét, sorozatszámát, gyártóját és minden egyéb releváns adatot, amely egyedileg azonosítja az elemet.
• Eszközkategória: Az eszközöket típusuk alapján kategorizálják, például irodai berendezések, gépek, járművek, bútorok, elektronikai cikkek vagy ingatlanok.
• Eszköz helye: A konkrét fizikai hely vagy részleg, ahol az eszköz található, különösen fontos a több létesítménysel rendelkező nagyobb szervezetek számára.
• Akvizíció dátuma: Az eszköz beszerzésének vagy megvásárlásának dátuma. Ez segít meghatározni annak korát és értékcsökkenését.
• Költség: Az eszköz eredeti beszerzési költsége vagy beszerzési költsége, beleértve az adókat, a szállítási és telepítési díjakat.
• Jelenlegi érték: Az eszköz jelenlegi becsült értéke, amely idővel változhat az amortizáció vagy felértékelődés miatt.
• Állapot: Az eszköz jelenlegi állapota az eszköz, beleértve a szükséges karbantartási vagy javítási igényeket.
• Amortizáció: Információ az eszköz értékcsökkenéséről, beleértve az értékcsökkenési leírás módszerét (pl. lineáris vagy csökkenő egyenleg) és az éves értékcsökkenési költséget .
• Jótállási információ: Az eszközhöz kapcsolódó garanciák vagy szolgáltatási szerződések részletei, beleértve a jótállás lejárati dátumait.
• Használati előzmények:Információk arról, hogy milyen gyakran és intenzíven használják az eszközt, ami segíthet a karbantartás ütemezésében és a cseretervezésben.
• Karbantartási nyilvántartások: Az eszközön végzett összes karbantartási és javítási tevékenység nyilvántartása eszköz, beleértve a dátumokat, a költségeket és az elvégzett munka leírását.
• Selejtezési információ: Részletek arról, hogy az eszközt hogyan és mikor adták ki vagy vonták ki, beleértve az eladási árat és a megmentési értéket , vagy az ártalmatlanítási költségeket.
• Vonalkód vagy QR-kód: Adott esetben az eszközök vonalkódokkal vagy QR-kódokkal címkézhetők, amelyek a készletkezelő rendszerben a megfelelő nyilvántartásukra hivatkoznak, így könnyebb nyomon követni és megtalálni az elemeket.
• Felelős fél: Az eszköz gondozásáért, karbantartásáért és kezeléséért felelős személy vagy osztály.
• Biztosítás Információ: Információ az eszközre vonatkozó biztosítási fedezetről, beleértve a kötvényszámokat és a fedezet részleteit.
• Kockázatértékelés: Megjegyzések az eszközzel kapcsolatos esetleges kockázatokról, pl. biztonsági aggályok vagy megfelelőségi problémák.
• Fényképek: az eszköz vizuális dokumentációja, beleértve a sorozatszámok fényképeit vagy szkennelt képeit, az eszközcímkéket és magát az eszközt.
• Felhasználói és helyelőzmények: Az eszközök helyének és felhasználóinak időbeli változásainak nyilvántartása, különösen a megosztott vagy mobil eszközök esetében.
• Audit Trail: A az eszköznyilvántartásban végrehajtott módosítások előzményei, beleértve a felhasználói neveket, a dátumokat és a módosítások leírását.

Az ingatlanleltár-kezelési dokumentumok minden méretű vállalkozás és szervezet számára nélkülözhetetlenek, mivel segítenek abban, hogy az eszközöket megfelelően elszámolják, karbantartják és hatékonyan használják fel. Ezek a dokumentumok elősegítik a megalapozott döntéshozatalt, javítják az eszközök biztonságát, és támogatják a pénzügyi és megfelelőségi jelentéseket. Ezen túlmenően kulcsfontosságúak a katasztrófa utáni helyreállítási forgatókönyvek és a biztosítási kárigények esetén az eszközök elvesztése vagy sérülése esetén.